가상 패밀리 오피스, 6가지 성공의 조건

[한경 머니 기고=조쉬 칸터 클레셋캐피털·투자전략가]신종 코로나바이러스 감염증(코로나19)의 확산으로 비대면 환경에 대한 관심이 급증하고 있는데 패밀리 오피스 역시 예외는 아니다.

이 글은 클레셋캐피탈매니지먼트사가 북미 최대의 패밀리오피스협회인 ‘Family Office Exchange(FOX)’에 기고한 것으로, 웰씨앤와이즈(Wealthy&Wise)가 FOX의 정식 승인을 거쳐 재편집한 것입니다.

최근 코로나19로 인해 우리 사회에서 비대면 환경에 대한 관심이 급격히 증가하고 있다. 이미 많은 기업들이 가상의 공간을 이용해 고객과의 접촉을 시도하고 있으며 앞으로 이러한 추세는 더욱 가속될 것으로 예상된다.

이러한 추세는 패밀리 오피스도 예외가 아니다. 가문의 구조가 복잡해지고 한 가문의 구성원들이 거주하는 지역이 글로벌화됨에 따라 가상 패밀리 오피스(Virtual Family Office, VFO) 시장이 급속도로 성장하고 있다.

그럼 가상 패밀리 오피스란 무엇인가. 가상 패밀리 오피스는 운영을 위해 많은 수수료를 지불해야 하는 싱글 패밀리 오피스 또는 멀티 패밀리 오피스와는 차별화돼 있다. 플랫폼을 통해 패밀리 오피스는 외부 전문가들을 초청해 재무설계사, 투자자문, 세무자문, 회계사, 변호사, 컨설팅 등의 전문 지식이 필요한 부분을 연계해 주는 패밀리 오피스 토털 솔루션 서비스를 온라인으로 제공한다.

간단히 표현하면 패밀리 오피스와 관련된 정보 플랫폼을 운영해 관련 서비스가 필요한 가문과 전문가들 사이의 네트워킹을 구축해 주는 서비스다. 플랫폼을 통해 가문은 전문가의 지식 서비스를 제공받고, 평가하고, 후기를 제공함으로써 더 쉽게 정보 검색과 상담을 진행할 수 있다. 또한 전문가 도움으로 의사결정을 내릴 수 있기 때문에 중요한 재무 결정 프로세스를 보다 단순화할 수 있다.

‘가상’이란 의미는 이렇게 가상현실(VR)의 조직 즉, 물리적으로 같은 공간에서 함께 근무하는 것이 아니고 전문가들이 독립적으로 일하면서 서비스를 제공하는 의미로서 ‘가상’인 것이다. 따라서 패밀리 오피스 플랫폼은 서비스를 필요로 하는 가문에 직접 서비스를 제공할 수 있는 조직적으로 구조화된 전문가 네트워크라고 볼 수 있다. 싱글 및 멀티 패밀리 오피스로 운영할 수 있기 때문에 패밀리 오피스를 운영하는 데 필요한 서비스 종류는 기존 패밀리 오피스와 동일하다고 할 수 있다.

◆패밀리 오피스, 가상 플랫폼 운영

패밀리 오피스를 운영하는 가문 구성원과 운영진들이 같은 장소에서 업무를 하는 경우는 드물다. 특히 요즘처럼 ‘사회적 거리 두기’를 실천하는 때에는 더더욱 그러하다고 할 수 있다. 이러한 때에는 사업 운영을 대부분 사무실 또는 한 공간에 모여서 하기보다는 가상의 플랫폼을 통해 운영한다.

이렇게 가상으로 효율적인 업무를 진행하려고 하면 인프라를 잘 구축하고 독립적인 업무가 수월하도록 올바르고 책임감 있는 태도를 갖추어야 한다. 업무 진행에 아무런 차질이 없다면 반드시 한 공간에 모여서 함께 일해야 할 필요성은 더욱 낮아지게 될 것이다. 이러한 가상 패밀리 오피스에 대한 성공 비결에 대해 클레셋캐피털매니지먼트의 투자 전략가인 조쉬 칸터는 본인의 경험을 통해 다음과 같은 6가지 성공 비결을 제시하고 있다.

가상 패밀리 오피스의 성공 조건 6가지는 다음과 같다.

첫째, 테크놀로지(신기술)에 익숙해져라. 가상세계에서는 테크놀로지가 전부라고 할 수 있다. 모든 업무가 가상으로 이루어지며 테크놀로지를 기반으로 업무를 이행하기 때문이다. 그렇게 하기 위해선 더욱 신속히 테크놀로지를 접해 미래에 필요할 기술을 파악해야 한다. 기술 로드맵 개발과 실행할 사람에게 ‘소유주(owner)’라는 직함을 부여해 패밀리 오피스 플랫폼의 가장 핵심적인 역할을 담당하게 된다.

둘째, 테크놀로지를 모두가 익힐 수 있도록 배려하라. 1명의 낙오자가 사업 전체를 대표하게 될 수도 있다. 일례로 신기술을 사용할 줄 모르던 한 세무사는 제때에 세무자료를 플랫폼 온라인상에 올리지 못해 시간을 지연시키며 비효율적인 업무로 조직 전체에 누를 끼쳤다. 가상 플랫폼에서 함께 일하는 사람들 모두는 원활한 업무를 수행하기 위해 테크놀로지를 다룰 수 있어야 한다. 각자 테크놀로지를 터득하는 스타일이 다름을 인정하고 필요한 경우 교육을 제공할 수 있도록 세심하게 배려해야 한다. 따라서 교육훈련을 책임지는 책임자가 필요하다. 교육훈련을 통해 팀 전체가 테크놀로지를 활용한 업무를 익힐 수 있도록 책임자를 임명한다.

셋째, 온·오프라인 업무 프로세스를 조정하라. 테크놀로지를 모두 익힌 후에는 패밀리 오피스 플랫폼에서 함께 협업하는 사람들 간 업무 프로세스를 조정할 필요가 있다. 데이터가 올바르게 저장이 돼 있는가, 보안 관련 문제 사항은 무엇인가, 이메일이 누구에게 전달됐고 이를 담당하고 있는 책임자가 누구인가, 서명이 필요한 서류의 경우 제대로 처리됐는가, 가상 패밀리 오피스의 사무실 위치와 더 편리한 우편배달물의 수취 장소가 있는가 등을 자문해 보길 추천한다.

넷째, 업무와 사생활을 구분하라. 재택근무는 출퇴근을 위해 이동하지 않아도 되는 점, 콘퍼런스 콜이 없는 경우에는 업무용 복장으로 갖추어 입지 않아도 되는 점 등을 고려하면 어떤 면에서는 유리해 보일 수 있다. 하지만 배우자, 아이들, 애완동물, 넷플릭스까지 있는 집이라는 장소에서 풀타임으로 근무하기 위해서는 스스로에 대한 훈련, 자제력, 집중력 등이 필요하다.

특정한 업무를 언제, 어디서, 어떻게 할지를 계획하고 실천하기 위해서는 많은 훈련이 필요할 것이다. 그러므로 집 안에서의 업무 방해는 끊임없기 때문에 업무와 사생활을 구분하기 위해서 집 안에서 업무 공간을 분리하고 업무에 집중하는 시간을 따로 할애해야 할 것이다.

다섯째, 신뢰를 쌓아라. 패밀리 오피스 운영을 위해 모든 가족 구성원들과 운영진들 간 신뢰는 매우 중요하며 가상으로 운영될 경우에는 더욱더 그러하다고 할 수 있다. 운영진 모두는 서로를 대면하지 않더라도 각자가 본인의 업무에 충실히 임하고 있다고 서로 신뢰하는 것이 아주 중요하다. 이와 반대로 직접 확인하지 못하는 것에 대한 불안감과 불신이 쌓여서 신뢰가 결여된다면 비대면으로 업무를 진행하는 것을 저해하는 불씨가 될 수 있으므로 각별히 유의해야 할 것이다.

이메일에 대한 답장을 빠뜨리는 사건은 업무 태도에 대한 의구심이 생기게 한다. 그런 의구심은 쉽게 사라지지 않으므로 이를 방지하기 위해서 전적으로 테크놀로지에 의존해야 한다. 같은 공간에서 일할 때보다 전화와 화상 콜을 활용해 보다 더 많은 의사소통을 해야 할 것이다. 많이 소통하는 것처럼 신뢰를 쌓는 것은 없다. 이메일에만 의존하지 말자. 직접 보고 듣는 방법으로 소통해 목소리의 톤과 분위기(뉘앙스)를 직접 전하는 것은 신뢰관계를 구축하는 좋은 방법이다. 신뢰를 쌓고 문제점을 빨리 발견하고 신속히 해결하라.

여섯째, 실제 모임 또한 중요하고 꼭 필요하다. 가상을 경계하라. 가상 업무를 능수능란하게 진행한다 하더라도 실제 만나서 운영하는 것을 대체할 수는 없다. 줌과 다른 비디오 콘퍼런스 콜 애플리케이션도 매우 유용한 툴이지만 실제 만나서 소통하는 것만큼의 효과를 줄 수는 없다. 함께 모여라. 가능하다면 1년에 1번 또는 분기별로 정기적으로 함께 모이는 것을 추천한다. 함께 모이기 위해 장거리 여행을 위한 호텔 또는 비행기 비용이 들겠지만 실제 사무실을 임차하는 비용에 비하면 훨씬 더 경제적이며 가치 있는 비용이라고 할 수 있다.

[본 기사는 한경머니 제 181호(2020년 06월) 기사입니다.]